KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA BİLGİLENDİRME METNİ

Veri Sorumlusu:..............................................................................       

Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi (Üniversite) olarak kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması ve gizliliğinin koruması hususuna azami önem vermekteyiz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla; kişisel verilen toplanması, toplanan verilen paylaşılıp paylaşılamayacağı, ne kadar süreyle saklanacağı, veri sahiplerinin hakları vb. gibi veri sorumlusunun sorumluluğunu mevzuat hükümleri çerçevesinde uyguladığımızı siz değerli ilgilileri aydınlatmak için iş bu bilgilendirme metni hazırlanmıştır.

1. Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi, İşleme Amaç ve Araçları:

Bütün paydaşlarımıza ilişkin kişisel veriler gerek doğrudan gerekse de dolaylı yöntemlerle Üniversitemiz birimleri, internet sitesi, sosyal medya, mobil uygulama vb. araçlarla yazılı, sözlü veya elektronik şekilde toplanabilir. Kişisel verilen işlenmesinde hukuka uygunluk, şeffaflık, kamusal menfaat ve bireysel menfaat ilkelerine uyulmaktadır. Kişisel veriler, ilgili kişinin Üniversitemiz ile ilişkisi devam ettiği sürece KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddeleri doğrultusunda kişisel ver işleme şartları ve amaçlarına uygun olarak işlenebilecektir.

Kişisel verileriniz;

Yükseköğretim Kanunu ve Yükseköğretim Kurumu tarafından öngörülen eğitim faaliyetlerine ve denetime ilişkin ve başkaca yükümlülüklerin karşılanması, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma, yayın ve danışmanlık faaliyetlerinin devam ettirilmesi, yükseköğretim mevzuatı ve üniversite iç düzenlemeleri kapsamında eğitim faaliyetinden kaynaklı hakların tesis edilmesi, kimlik kartının üretim ve basımı ile çeşitli akademik ve idari işlemlerin yapılması,

Üniversitemiz öğrencilerinin, personelinin, ziyaretçilerinin can ve mal güvenliğinin korunması, birtakım yasal yükümlülüklerin, yargı mercilerinin veya yetkili idari kuruluşların gerekleri veya taleplerinin yerine getirilmesi amacı ile verileri kullanılabilecektir. Bu veriler her türlü gereken güvenlik ve hukuki önlemler alınarak amaçların gerçekleştirilmesi için elektronik/fiziki ortamlarda arşivlenmesi,

Üniversitemizin iş ve akademik faaliyetlerinin yürütülmesi ve eğitim faaliyetleri kapsamında bu faaliyetlerden yararlanılması,

Üniversitemiz personel politikaları doğrultusunda personel temini, İş Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve sair mevzuat ile iş sağlığı ve güvenliği kapsamında yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gereken tedbirlerin alınması,

Üniversitemiz ile iş ilişkisi içerisindeki 3. gerçek/tüzel kişiler ile yapılan sözleşmeler veya faaliyetler çerçevesinde; hukuki ve ticari yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi için, Üniversite tarafından iş ortağı/müşteri/tedarikçi/alt işveren/yüklenici ile yapılan sözleşmelerden kaynaklanan yetki ve yükümlülüklerin ifası, hak tesisi, hakların korunması ve mali süreçlerin yürütülmesi,

Üniversitemiz tarafından sunulan hizmetlerden yararlanmamız için gereken çalışmaların ilgili birimlerce yapılması, tarafımızla paylaşılan iletişim kanallarınız üzerinden sizinle iletişime geçebilmek, Üniversitemiz ve faaliyetlerinin tanıtımı, Üniversiteye kaydınızın sağlanması ve sonraki süreçlerin yürütülmesi,

Öğrencilerimiz açısından öğrencilik mezun statüsü kapsamında açık rıza alınarak veya KVK Kanunun 5/2 maddesinde açık rıza olmaksızın kimlik tespiti ve akademik programlar, etkinlik, teklif ve eğitim süreci hakkında bilgi verme amacı ile ad, soyad, doğum tarihi, adres, cep telefonu, e-posta adresi ve öğrencilikle ilgili diğer bilgilerin temin edilmesi, gibi faaliyetlerin yürütülebilmesi için işlenebilecektir.

2. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği:

Veri sorumlusu sıfatına sahip Üniversitemiz bünyesinde yapılan veri aktarımı, 3. Kişilere yapılan aktarım olarak değerlendirilemez.  Üniversitemiz bünyesinde faaliyette olan çalışanlar ve farklı birimler arasında verilerin el değiştirmesi 3. Kişiye aktarım kapsamında değildir.

Yukarıda bahsedilen amaçlar doğrultusunda kişisel verileriniz;

2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gibi sair mevzuatın izin verdiği kurum veya kuruluşlar

Kişisel Verileri Koruma Kurulu, Yükseköğretim Kurulu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, SGK, bakanlıklar gibi kamu tüzel kişileri,

Yargı mercileri gibi kanunen yetkili kamu kurumları,

Mevzuatın izin verdiği hallerde işbirliği yapılan kuruluşlara, taraflara, anlaşmalı kuruluşlara, ödeme kuruluşlarına, aktarılabilecektir.

3. Kişisel Veri Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi:

Paydaşlara ilişkin kişisel veriler, üniversitemiz ile olan ilişkilerine göre değişmekle birlikte her türlü yazılı/sözlü/elektronik ortamda yukarıda yer alan amaçlarımız doğrultusunda hizmetlerimizin sunulabilmesi ve bu kapsamda Üniversitemizin sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini tam ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi için edinilir. Bu hukuki sebep ile toplana kişisel verileriniz 6698 sayılı KVK Kanunun 5. Ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

4. Kişisel Verilerinizin Saklama Süreleri:

Kişisel verilerinizin saklama süresi aşağıdaki şekildedir:

Kanunda veya ilgili mevzuatta verinin saklanması için bir süre belirlenmişse söz konusu veri, en az bu süre kadar saklanmak zorundadır. Olası bir mahkeme talebinin veya kanunla yetkili kılınmış bir idari merciinin ilgili veriye ilişkin talebinin tarafımıza geç ulaşması veya tarafı olabileceğimiz bir ihtilafın meydana gelmesi gibi durumlar gözetilmek suretiyle, verilerinizin saklanması için mevzuatta öngörülen sürelere 6 ay - 1 yıl gibi bir süre eklenerek verilerin saklama süresi belirlenmekte ve belirlenen sürenin sonunda söz konusu veriler silinmektedir.

Mevzuatta, işlediğimiz verinin saklanma süresine yönelik bir süre öngörülmemiş ise aramızdaki ilişkinin gereği olarak ve tarafınızla yapılan sözleşmede belirlenen süre boyunca veriniz saklanır. Bu ilişki sona erdikten sonra veya sözleşmede belirlenen süre geçtikten sonra veriniz herhangi bir talebinize gerek olmadan silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel verilerin işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ya da tarafımızca beyan edilen veya mevzuat kapsamında belirlenen saklama süresi dolmuş ise verileriniz, ilk periyodik imha tarihinde veya en geç 6 ay içerisinde re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Geçerli bir sebep ile verilerinizin silinmesine dair talepte bulunmanız halinde ise verileriniz en geç 30 gün içerisinde silinir. Saklama süresi mevzuatta belirlenmiş verilerinizin öngörülen sürelerden önce silinmesini veya imha edilmesini talep etmeniz halinde söz konusu talebiniz gerçekleştirilemeyecektir.

5. Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı KVK Kanununun 11. Maddesinde Sayılan Hakları:

Kişisel verilerinize ilişkin;

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerinizin silinmesi veya yok edilmesini talep ettiğinizde, bu durumun kişisel verilerinizi aktardığımız üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda sonuca itiraz etme ve

Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

6. Hakların Nasıl Kullanılacağı:

KVK Kanununun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda ifade edilen hakları kullanmakla ilgili talebi yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla Üniversitemiz veri sorumlusuna iletebileceklerdir.

Yapılacak başvuruda;

İsim,

Soy isim,

Başvuru yazılı ise imza,

T.C. kimlik numarası, (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde pasaport numarası),

Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,

Bildirime esas elektronik posta adresi (mevcut ise),

Telefon numarası

Faks numarası ile

Talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur.

İlgili Kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (özel vekâletname) gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir. Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.

Kişisel verilerinize ilişkin hak talepleriniz değerlendirilerek Üniversitemize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 gün içerisinde cevaplanır.